¿Tu contabilidad está mostrando todo lo que pasa en tu empresa?

Una empresa puede tener sus registros contables disponibles y aun así no haber revisado todas las operaciones que merecen una segunda mirada. Entre pagos a proveedores, pólizas y facturas electrónicas, pueden existir coincidencias, diferencias o movimientos inusuales que conviene examinar con más detalle.

Herramientas como Claude o ChatGPT pueden apoyar la revisión de archivos contables, el cruce de información y la identificación de registros que requieren verificación. La inteligencia artificial no reemplaza al contador ni al auditor: facilita la búsqueda para que el equipo concentre su atención en los casos relevantes.

¿Qué podría pasar desapercibido?

Entre las revisiones posibles están la búsqueda de pagos duplicados y el cruce de facturas electrónicas con pólizas para identificar comprobantes sin registro, registros sin comprobante o facturas canceladas que siguen contabilizadas.

También pueden revisarse operaciones con proveedores incluidos en los listados del artículo 69-B del SAT, importes cercanos a límites de autorización, capturas fuera de horario y coincidencias entre ciertos datos de proveedores y empleados. Otra prueba es el análisis de los primeros dígitos de los importes mediante la ley de Benford.

Estas señales no demuestran por sí solas la existencia de fraude. Sirven para identificar movimientos que ameritan una revisión documental y contable.

Qué cambia cuando se incorpora IA al análisis

La revisión contable tradicional suele trabajar con muestras por el tiempo que demanda examinar los registros. Con información exportada del sistema contable, las herramientas de IA pueden apoyar el cruce de pólizas, facturas electrónicas y catálogos de proveedores para generar una lista de posibles inconsistencias.

Para este tipo de revisión pueden utilizarse auxiliares o pólizas del ejercicio, catálogo de proveedores, facturas electrónicas recibidas, listados del SAT, datos de empleados y, cuando está disponible, la bitácora de usuarios del sistema. La información sensible debe mantenerse protegida.

Una alerta necesita criterio profesional

No todo registro señalado implica una irregularidad. Muchas alertas pueden resultar de errores de registro o información desactualizada: facturas duplicadas por equivocación, comprobantes cancelados que no se dieron de baja o datos antiguos de proveedores.

Por eso, el siguiente paso no consiste en aceptar automáticamente lo que indique una herramienta. El equipo contable debe revisar los documentos, confirmar los hechos y determinar si corresponde realizar alguna corrección o investigar con mayor profundidad.

Una pregunta para la dirección financiera

¿Cuándo fue la última vez que tu empresa contrastó sus facturas electrónicas con las pólizas, revisó posibles pagos duplicados o verificó las autorizaciones y los registros fuera de horario? Estas preguntas ayudan a identificar puntos ciegos en los controles.

La tecnología puede ayudar a revisar más información, pero se necesita una persona con criterio para interpretar los resultados y convertir las alertas en controles de seguimiento.

¿Qué encontraría una revisión en tu empresa?

Si quieres saber qué podrían encontrar estas pruebas en tu contabilidad y cómo convertirlas en un control permanente dentro del cierre mensual, Flint Consulting® invita a revisarlo mediante un diagnóstico financiero integral.

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