Riesgos legales de contratar personal en México sin un esquema de subcontratación válido

Desde la reforma de subcontratación de 2021, la mayoría de las empresas que usan personal de terceros aprendieron una lección básica: verificar que el proveedor esté registrado en el REPSE. Es una lección necesaria, pero incompleta. Los riesgos legales de subcontratación en México no desaparecen porque el proveedor tenga un folio de registro vigente; muchos de los casos más costosos ocurren precisamente en esquemas que, en el papel, parecían estar en regla.

Para directores de recursos humanos y legales que ya superaron la etapa de "¿está registrado en REPSE?", esta es la siguiente pregunta que conviene hacerse: si STPS, IMSS o SAT revisaran hoy este esquema a fondo, ¿resistiría el escrutinio?

Tener REPSE no elimina los riesgos legales de subcontratación en México

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es una condición necesaria, no suficiente. Un proveedor puede tener su registro vigente y, aun así, exponer a la empresa contratante si el servicio que presta en la práctica no corresponde a lo que declaró al registrarse, si dejó de cumplir sus obligaciones fiscales o de seguridad social después de registrarse, o si el contrato en realidad encubre un préstamo de personal disfrazado de servicio especializado.

El registro se renueva cada tres años, pero las obligaciones de la contratista (estar al corriente con sus obligaciones fiscales y de seguridad social) deben cumplirse de forma continua, no solo al momento de registrarse. Verificar el folio una sola vez, al inicio de la relación comercial, y no volver a revisarlo, es una de las formas más comunes en que un esquema aparentemente válido deja de serlo con el tiempo.

Qué distingue un esquema de outsourcing válido de una subcontratación de personal prohibida

Conforme a los artículos 12 a 15 de la Ley Federal del Trabajo, está prohibida la subcontratación de personal, entendida como aquella en la que una persona física o moral proporciona trabajadores propios en beneficio de otra empresa. Lo único permitido es la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa que los recibe.

La línea entre un esquema de outsourcing válido y una subcontratación de personal prohibida no depende del nombre que le pongan al contrato, sino de la realidad operativa: si los trabajadores del proveedor realizan tareas que forman parte del giro central del negocio de la empresa

contratante, y están bajo la dirección efectiva de esta última, el esquema es vulnerable independientemente de cómo esté redactado el contrato o de si el proveedor tiene REPSE.

Responsabilidad solidaria patronal: qué pasa cuando tu proveedor de personal incumple

El artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo establece que la empresa que subcontrata servicios especializados es responsable solidaria frente a los trabajadores del proveedor cuando este incumple sus obligaciones laborales. El artículo 15-A de la Ley del Seguro Social establece una responsabilidad equivalente respecto de las cuotas obrero-patronales que el proveedor deje de enterar al IMSS.

La responsabilidad solidaria patronal no convierte a los trabajadores del proveedor en empleados de la empresa contratante, pero sí obliga a esta última a responder económicamente por lo que el proveedor dejó de cubrir: salarios, prestaciones, cuotas de seguridad social o indemnizaciones por riesgos de trabajo. Se activa cuando el proveedor no está registrado en REPSE (o su registro venció), cuando deja de pagar lo que corresponde a sus trabajadores, o cuando existe simulación de un servicio especializado que en realidad es subcontratación de personal disfrazada.

Cumplimiento laboral REPSE: por qué el registro vigente no es garantía de nada por sí solo

Desde 2022, las empresas contratantes deben reportar ante el IMSS y el INFONAVIT, a través de las plataformas ICSOE y SISUB, información detallada de cada contrato de subcontratación especializada. Este cruce de información permite a la autoridad detectar inconsistencias entre el objeto declarado en el REPSE del proveedor, la actividad económica real de la empresa contratante y las cuotas efectivamente declaradas. La simulación, que antes podía pasar inadvertida, hoy es rastreable con datos que las propias empresas están obligadas a reportar.

El artículo 1004-C de la Ley Federal del Trabajo sanciona con multas de 2,000 a 50,000 UMA a quien preste servicios de subcontratación sin registro o realice subcontratación de personal prohibida. Esa sanción recae principalmente sobre el proveedor, pero no exime a la empresa contratante de su responsabilidad solidaria si el esquema resulta ser una simulación.

Señales de que tu esquema de subcontratación no es tan válido como crees

Conviene revisar con atención si en tu operación aparece alguna de estas señales:

• El personal del proveedor realiza funciones que forman parte del objeto social o la actividad económica preponderante de tu empresa, no de una actividad especializada distinta.
• Los trabajadores del proveedor reciben instrucciones directas de supervisores de tu empresa, en lugar de los del proveedor.

• No se ha verificado el registro REPSE del proveedor desde el inicio del contrato, o no se solicita evidencia periódica de que sigue vigente.
• El contrato no detalla con precisión el objeto del servicio especializado ni el número aproximado de trabajadores involucrados, como lo exige la ley.
• No existe evidencia documentada de que el proveedor cumple puntualmente sus obligaciones fiscales y de seguridad social respecto a esos trabajadores.

Cómo auditar tu esquema de subcontratación antes de que STPS, IMSS o SAT lo hagan

Una auditoría interna del esquema de personal subcontratado debe revisar, como mínimo, la coincidencia entre el objeto social de la empresa contratante y el servicio especializado que presta cada proveedor, la vigencia y consistencia del registro REPSE frente a la actividad real, la evidencia periódica del cumplimiento fiscal y de seguridad social de cada proveedor, y la redacción del contrato frente a lo que efectivamente ocurre en la operación diaria.

Esta revisión conviene hacerla antes de que una inconsistencia aparezca en un cruce de información entre autoridades, no después. En Flint Consulting ayudamos a empresas a auditar sus esquemas de personal subcontratado y a corregir los puntos que los exponen a responsabilidad solidaria. Si tu empresa utiliza personal de terceros y no ha revisado el esquema a fondo, conversemos.

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